La digitalización aduanera está transformando por completo la forma en la que las empresas gestionan sus operaciones internacionales. Por ello, este nuevo entorno demanda cada vez que los profesionales sean más ágiles y se adapten para mantener el ritmo del comercio global. A continuación te explicamos las características de la digitalización aduanera en España:
Qué es la digitalización aduanera y por qué es tan relevante
La digitalización aduanera es un proceso que traslada la burocracia tradicional a un modelo digital mediante el uso de tecnologías avanzadas. En la práctica, supone que los formatos, procedimientos y documentos físicos pasen a ser electrónicos.
Esto supone un avance significativo, pues ofrece beneficios que facilitan la burocracia aduanera:
Agilización y eficiencia en el comercio:
Los puertos y fronteras son zonas de mucho ajetreo comercial. Por ello, el desplazamiento de estos procedimientos administrativos a los portales online hace que se reduzcan los tiempos de espera en los espacios de paso.
Reducción de costes
Todos los recursos económicos destinados a la impresión, almacenamiento y transporte de documentos desaparecen.
Mayor seguridad
A partir de ahora, todos los datos quedarán registrados, por lo que se podrá tener localizados la ubicación y el estado de los envíos. Así, se reducen las pérdidas y las inspecciones.
Transparencia
Cualquier ciudadano puede acceder a toda la información burocrática a través de los portales oficiales.
Principales cambios en los procesos aduaneros en España y la UE
A día de hoy, la implantación de este modelo de digitalización aduanera se ha ido implementando a partir de diferentes cambios legislativos. El Reglamento (UE) nº 952/2013 (CAU) se encarga de asentar las bases para la digitalización y el intercambio de información a nivel europeo y sustituye algunas normas estatales:
Creación de la Autoridad Aduanera Europea y Plataforma Aduanera Europea
Los datos de todos los Estados miembros se centralizan en este organismo europeo, que se encarga de supervisar la coordinación y gestión de los datos.
Registro único de Operadores (EORI Único)
En el artículo 9 del reglamento europeo queda establecida la sustitución del número de registro e identificación nacional (EORI) por un registro único de todos los estados miembros.
En paralelo, el sistema INTRASTAT sigue siendo obligatorio para declarar los movimientos de mercancías dentro de la UE, aunque no forma parte del despacho aduanero.
Aduanas 100% digitales
A partir de 2022, será obligatorio el uso de la Plataforma Aduanera Europea y sus sistemas electrónicos para registrar todos los procesos de documentación.
El Reglamento (UE) 2022/2399 establece el entorno de la Ventanilla Única de la Unión Europea para las Aduanas (EU CSW).
Nuevo modelo de declaración (Sistema H1)
Es la actualización más reciente, a partir de octubre de 2025, en España queda sustituido el sistema DUA por el nuevo modelo electrónico H1. Aquí se implantan los sistemas electrónicos al nuevo Modelo de Datos Aduaneros de la UE (EUCDM).
Cómo afecta la digitalización a tus operaciones de importación, exportación y despachos UK
Desde el 31 de enero de 2025, todas las mercancías que entran por las aduanas de Reino Unido deben contar con la Declaración Sumaria de Entrada (ENS) del programa S&S 2025. Este procedimiento obliga a las empresas españolas a transmitir datos anticipados mediante procesos totalmente online:
Impacto en la importación y exportación del día a día
La ENS obliga a que toda la documentación esté enviada previamente a la llegada de la mercancía. Por lo tanto, es cierto que esta transición refuerza la seguridad en frontera, pero también exige mayor precisión en los datos, en el uso de la tecnología y en la planificación de la operación para evitar sanciones.
A nivel positivo, la digitalización facilita el seguimiento de cada envío en tiempo real, lo que se traduce en mayor control. Contrariamente, también exige invertir en tecnología, formar equipos y reforzar los procesos internos para que todo funcione sin contratiempos.
Particularidades del despacho de aduanas con Reino Unido
Cualquier envío con destino al Reino Unido debe pasar por un filtro de seguridad, es decir, tener su ENS. La certificación de los productos es responsabilidad tanto de los transportistas como de los exportadores en las aduanas. De hecho, deben comprobar que la documentación está completa y enviada a tiempo a través de los portales online.
Una vez recibida la información, las autoridades británicas analizan cada envío digitalmente y deciden si puede pasar sin más o si requiere una revisión adicional. Por eso, cualquier error o retraso puede traducirse en retenciones, inspecciones, multas e incluso más controles en el futuro.
Cómo prepararse para aprovechar la digitalización aduanera
Para adaptarse al nuevo sistema H1 y sacar partido a la digitalización aduanera, las empresas deben prestar más atención al proceso documental y ser capaces de coordinarse con todos los actores de la cadena logística. Los puntos a tener en cuenta son:
- Planificación anticipada: la digitalización exige preparar la documentación antes de que la mercancía se mueva, no durante el tránsito.
- Certificados integrados: la Ventanilla Única permite tramitar licencias y certificados con otros organismos de forma automatizada. Para aprovecharla, los documentos deben estar digitalizados, vigentes y correctamente validados.
- Declaraciones complementarias: cuando una empresa trabaja con la modalidad I2, debe presentar las declaraciones complementarias dentro de unos plazos muy concretos. Esto exige estar muy pendiente de los tiempos y tener los procesos bien organizados para no dejar nada fuera de plazo.
- Colaboración estrecha: la digitalización obliga a trabajar mano a mano con los representantes aduaneros para asegurar datos precisos.
- Mejora competitiva: en un sector tan regulado, la capacidad de ofrecer procesos más rápidos se convierte en una ventaja real.
Revisar y organizar procesos internos
La digitalización aduanera obliga a muchas empresas a ajustar la forma en la que trabajan para que todo funcione sin problemas:
- Interoperabilidad entre sistemas: A veces los ERPs (gestión de la empresa) o TMS (transporte y logística) no se entienden bien con las nuevas herramientas, así que es importante escoger soluciones que encajen con lo que la empresa ya utiliza.
- Cumplimiento normativo: Cada país tiene su legislación aduanera, por lo que es necesario asegurarse de que los sistemas cumplen con las normas evitando problemas y sanciones.
- Costes iniciales: Invertir en tecnología y capacitación supone un esfuerzo al principio, aunque con el tiempo se nota la mejora en eficiencia y servicio.
El papel de Grupajes Alicante como agente de aduanas en un entorno digital y consultoría logística especializada
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